به گزارش ایلنا، خسرو طالب زاده در تشریح عملکرد معاونت اسناد در سال ۹۹عنوان کرد: سازمان اسناد و آرشیو ملی سابقه ۵۰ساله دارد، که ۳۰سال آن یعنی تا سال ۱۳۸۲در قالب سازمان اسناد سپری و از سال ۱۳۸۲با کتابخانه ملی ادغام شد و در قالب معاونت اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ادامه یافت.
وی افزود: بر این اساس، ۵۰سال پیشینه سازمان اسناد می‌طلبید که در ساختار، فرایند و اهداف آن تجدیدنظر شود. به همین منظور سال گذشته با بررسی، گفتگو، مشورت با صاحب‌نظران و مدیران گذشته، این برنامه‌ریزی به منظور اصلاحات در فرایندها و ساختار صورت پذیرفت تا با اجرای راهکارهای جدید و راهبرد نوین، ایده جدیدی در فعالیت‌های معاونت شکل گیرد .
طالب زاده تصریح کرد: نکته قابل توجه که در ابتدا به نظر می‌آید این است که میان ورودی و خروجی اسنادی معاونت تناسب و توازنی وجود نداشت، یعنی حدود چهار میلیون و ۲۰۰هزار پروند اسنادی طی ۵۰سال جمع آوری شده بود که فقط حدود ۸۰۰هزار پرونده اسنادی قابل دسترسی بود و پرونده‌های دیگر که حدود سه میلیون و ۴۰۰هزار پرونده بود قابل دسترسی نبوده است.وی افزود: در این زمینه اصلاحاتی در فرایندها انجام گرفت تا این دسترسی‌ها برای همه افراد با رعایت مقررات و طبقه‌بندی اسناد میسر شود و مخاطبان و ذی‌نفعان بتوانند از بیشتر اسناد موجود در سازمان بهره‌برداری کنند. برای این منظور در فرایندها بازنگری صورت پذیرفت و سطح ارائه خدمات از برگ و پرونده؛ به برگ، پرونده، ردیف و مجموعه گسترش داده شد. یعنی از این پس چهار نوع خدمت به مردم، محققان و پژوهشگران ارائه می‌شود. البته برخی اسناد به دلیل محدودیت‌های قانونی همچنان غیرقابل دسترس است.
طالب زاده تصریح کرد: نکته بعدی در این اصلاحات این بود که مخاطبان معاونت اسناد در خلال ۵۰سال گذشته بیشتر مورخان و سند پژوهان بودند که البته نتایج مفیدی در برداشته، این در حالی است که یک درصد اسناد از تمامی اسناد به اسناد ارزشمند و تاریخی اختصاص دارد و ۹۹درصد اسناد، اسناد مربوط به نهادهای اجرایی و دولتی و حکومتی مدیریت کشور است، به عبارتی، اگر می‌گوییم آرشیو ملی یا حافظه ملی، بخش قابل توجه آن یعنی حدود ۹۹درصد این حافظه ملی، مربوط به تجربه زیسته و دانش ضمنی مدیریت و برنامه‌ریزی کشور است.وی ادامه داد: همانگونه که به طور طبیعی هر مدیری از آرشیو اداره و سازمان خود در فرایند تصمیم سازی و برنامه ریزی استفاده می‌کند، در یک مقیاس بزرگتر، اسناد آرشیو ملی باید چنین کارکردی داشته باشد تا تمامی مدیران کشور بتوانند از آرشیو ملی در فرایندهای تصمیم سازی، برنامه سازی و تعیین راهبرد استفاده کنند. آرشیو ملی باید پشتیبان نظام تصمیم‌سازی و برنامه‌ریزی کشور باشد.طالب زاده گفت: در این ۵۰سال، گسستی میان نظام مدیریتی و بدنه اجرایی کشور و مرکز اسناد رخ داده بود که سعی شد این گسست برطرف شود، براین اساس طرحی با عنوان طرح (شام) «شبکه اسناد مدیریت» عملیاتی شد که با چندین نهاد دولتی و عمومی هماهنگی و برنامه ریزی شده است تا کل اسناد مربوط به این نهادها فهرست نویسی و تنظیم و توصیف اسناد شود، و پس از اسکن، در قالب یک نرم افزار به آنها بازگردانده می‌شود.
وی ادامه داد: مهم‌ترین تحول در نظام ارتباطات و اطلاعات، این است که نظام تمرکزگرا و مستقل جای خود را به نظام شبکه‌ها و پلتفرم‌ها داده است، یعنی مهم و اساسی این است که تمام دستگاه‌های دولتی و مراکز اسنادی کل کشور در یک شبکه و پلتفرم بتوانند با همدیگر داد و سند اسنادی و اطلاعاتی داشته باشند و همه بتوانند از محتوای این اسناد بهره‌برداری کنند. این راهبردی نوین است که از نظام تمرکزگرا به سمت نظام شبکه اسنادی پیش می‌رود، برای این منظور باید تعریف سند از سند به عنوان منبع و مرجع مطالعات و پژوهش‌های صرف تاریخی به سمت سند به عنوان سند توسعه گسترش و تحول و ساختار معاونت اسناد در این جهت تغییر راهبردی یابد.
طالب زاده عنوان کرد: نکته سوم این است که دیگر مساله مالکیت و مکان سند اهمیت راهبردی ندارد و نباید مانع دسترسی به محتوی یا فراداده‌های سند شود. سند در هر جایی و در مالکیت هر فردی که باشد، معاونت اسناد باید بتواند به آن دسترسی مناسب داشته باشد.
وی ادامه داد: به همین منظور مفهوم مدیریت اسناد باید به مفهوم حمکرانی اسناد ارتقاء یابد، زیرا مدیریت اسناد محدود و مخصوص درون سازمان و محیط سازمانی است، اما قلمرو حکمرانی اسناد محدویت جغرافیایی و مالکیتی ندارد و در هر خانه و سازمان و نهادی که باشد معاونت اسناد باید برنامه‌ای داشته باشد که به داده یا فراداده آن دسترسی داشته باشد و ارائه خدمت کند.
اکبر عزیزی تصمیم گیری درست