به همین دلیل، شناخت مطمئن‌ترین روش‌ها و اصول ارسال مدارک، موضوعی ضروری برای هر فردی است که قصد دارد مدارک خود را برای دانشگاه، مؤسسه آموزشی یا سازمانی معتبر در خارج از کشور ارسال کند. در این مطلب، تمام مراحل از آماده‌سازی مدارک تا تحویل در مقصد را بر اساس اصول حرفه‌ای خدمات پست بین‌المللی بررسی می‌کنیم تا شما بتوانید با کمترین ریسک، مدارکتان را به‌صورت امن و سریع به مقصد برسانید.

چرا انتخاب روش مناسب برای ارسال مدارک اهمیت دارد؟

زمانی که صحبت از پست مدارک به خارج از کشور می‌شود، مهم‌ترین مسئله اطمینان از سلامت، امنیت و سرعت رسیدن مدارک است. مدارک تحصیلی مهم مانند ریزنمرات، دانشنامه، توصیه‌نامه‌ها یا مدارک هویتی معمولاً غیرقابل جایگزین هستند و در صورت گم‌شدن، باید طی فرایندهای طولانی دوباره صادر شوند یا حتی ممکن است امکان صدور مجدد وجود نداشته باشد.

از سوی دیگر، بسیاری از دانشگاه‌ها تنها زمانی مدارک شما را بررسی می‌کنند که نسخه‌ اصل و مهرشده در موعد مقرر دریافت شود. بنابراین انتخاب سرویس امن و قابل رهگیری، استفاده از بیمه، بسته‌بندی اصولی و آگاهی از قوانین گمرک، همگی از پیش‌نیازهای ارسال بسته پستی به خارج از کشور محسوب می‌شود.

آماده‌ سازی مدارک؛ گام اول برای یک ارسال بی‌ ریسک مدارک به خارج

قبل از این که مدارک را در پاکت بگذارید، باید آن‌ها را برای ارسال آماده کنید. اول از همه ضروری است تا همه مدارک را دسته‌بندی کنید و یک نسخه‌ای دیجیتال از همه صفحات تهیه کنید. اسکن‌هایی که ذخیره می‌کنید باید با کیفیت بالا و خوانا باشند. این نسخه‌های دیجیتال در صورتی که بسته شما دیر برسد یا لازم باشد اطلاعاتی را برای دانشگاه ارسال کنید، بسیار ارزشمند خواهند بود.

بعد از این مرحله همه مدارک را داخل یک کاور یا فایل مقوایی مستحکم قرار دهید. استفاده از کاورهای ضد رطوبت و دارای بسته‌بندی داخلی استاندارد باعث می‌شود مدارک هنگام حمل پاره یا خیس نشوند. بهتر است یک یادداشت کوچک شامل نام، ایمیل، شماره پرونده و توضیح محتویات داخل بسته نیز درون پاکت بگذارید تا اگر بسته در روند حمل باز شد یا نیاز به بررسی سریع داشت، اطلاعات لازم در همان‌جا موجود باشد.

بسته‌ بندی صحیح؛ مهم‌ ترین عامل امنیت در ارسال مدارک به خارج

بسته‌ بندی اصولی تأثیر زیادی بر سلامت مدارک شما دارد. برای ارسال مدارک به خارج از کشور، پاکت‌های ضدضربه و ضدآب بهترین گزینه هستند. مدارک را درون فایل‌های محکم قرار دهید و سپس آن‌ها را در پاکتی قرار بدهید که امکان خم شدن ندارد. روی پاکت عبارت‌هایی مانند «Original Documents» و «Do Not Bend» را به‌طور واضح بنویسید. این کار باعث می‌شود پرسنل بخش‌های مختلف پستی با دقت بیشتری با بسته شما برخورد کنند.

روی بسته حتماً اطلاعات کامل فرستنده و گیرنده نوشته شود. آدرس مقصد باید کاملاً دقیق، همراه با کدپستی، شماره تماس و در صورت امکان، نام شخص مسئول دریافت باشد. دقت در درج این اطلاعات احتمال برگشت خوردن یا تأخیر را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.

چگونه از توقف بسته جلوگیری کنیم؟

با توجه به این که مدارک تحصیلی ارزش تجاری ندارند، معمولاً در بخش ارزش کالا باید جمله «No commercial value» درج شود. این موضوع باعث می‌شود روی بسته حقوق گمرکی تعلق نگیرد و بدون تأخیر از مرز عبور کند. البته درج صحیح نوع محتویات نیز مهم است. بهتر است توضیح دهید که بسته شامل مدارک تحصیلی و اسناد شخصی است.

گاهی لازم است کپی کارت هویت فرستنده یا مدارک شناسایی همراه بسته ارسال شود، به‌خصوص اگر بسته توسط شخص دیگری تحویل پست می‌شود. دقت در تکمیل این بخش‌ها باعث می‌شود مرسوله بدون توقف‌های غیرضروری در مسیر حرکت کند.

رهگیری، بیمه و سرعت؛ سه عامل طلایی برای ارسال مطمئن به خارج از کشور

هنگام ارسال مدارک به خارج، سرویس اکسپرس بهترین گزینه است. این سرویس‌ها زمان‌بندی مشخص، امکان تحویل سریع و رهگیری لحظه‌به‌لحظه دارند. از آنجا که مدارک مهم و غیرقابل جایگزین هستند، فعال‌کردن بیمه یک ضرورت محسوب می‌شود. هرچند بیمه نمی‌تواند نسخه اصلی مدارک شما را بازگرداند، اما در صورت بروز حادثه امکان جبران هزینه‌ها و پیگیری رسمی را فراهم می‌کند.

کد رهگیری بسته را بلافاصله پس از تحویل‌دادن دریافت کرده و در جایی امن نگه دارید. بسیاری از دانشگاه‌ها از شما می‌خواهند اسکرین‌شات وضعیت رهگیری را برایشان ارسال کنید. همچنین پیگیری روزانه وضعیت بسته کمک می‌کند تا اگر بسته برای مدتی در یک نقطه متوقف شد، سریع‌تر بتوانید از سرویس پشتیبانی کمک بگیرید.

هماهنگی با دانشگاه مقصد

پیش از ارسال مدارک، لازم است با واحد پذیرش دانشگاه مقصد هماهنگ کنید. آدرس دقیق، نام ساختمان، واحدی که باید بسته را تحویل بگیرد و ساعت‌های دریافت مدارک را از آن‌ها بپرسید. برخی دانشگاه‌ها حتی بخش مخصوص دریافت مدارک فیزیکی دارند و بسته‌هایی که خارج از ساعات کاری برسند، در انبار نگه‌داری می‌شوند و ممکن است دیر ثبت شوند.

اگر Application ID یا شماره پرونده دارید، حتماً آن را روی پاکت و روی یادداشت داخل بسته بنویسید. بسیاری از دانشگاه‌ها بسته‌هایی را که این اطلاعات روی آن‌ها درج نشده باشد، نمی‌توانند سریع بررسی کنند.

چطور انتخاب اقتصادی اما امن داشته باشیم؟

هزینه ارسال بسته به کشور مقصد، وزن، سرعت مورد نظر شما و سطح بیمه بستگی دارد. ارسال مدارک معمولاً وزن زیادی ندارد؛ بنابراین بیشترین بخش هزینه مربوط به نوع سرویس انتخابی و سرعت آن است. سرویس‌های اکسپرس سریع‌تر و مطمئن‌تر هستند ولی هزینه بیشتری دارند. با این حال در اغلب موارد، انتخاب سرویس سریع بهترین تصمیم است؛ به‌خصوص زمانی که دانشگاه ضرب‌الاجل تعیین کرده باشد.

کلام آخر

برای این که اصل مدارک‌تان با نهایت امنیت و سرعت به دانشگاه برسد، مدارک را اسکن و دسته‌بندی کنید، بسته‌بندی حرفه‌ای و ضدآب انجام دهید، فرم‌های گمرکی را دقیق و بدون ابهام تکمیل کنید، از سرویس اکسپرس استفاده کنید، بیمه را فعال کنید و پیش از ارسال با دانشگاه مقصد هماهنگ شوید. رعایت این نکات شانس خطا و تأخیر را تا حد زیادی کاهش می‌دهد و به شما این اطمینان را می‌دهد که یکی از حیاتی‌ترین بخش‌های مسیر اپلای را با آرامش و اطمینان طی کرده‌اید.